HUISHOUDELIJK REGLEMENT
VAN LIONSCLUB RODEN-NOORDENVELD
HOOFDSTUK 1 BIJEENKOMSTEN
De clubbijeenkomsten vinden plaats op de 2e en 4e woensdag van de maand.
Inloop bijeenkomst 17.30-18.30, einde bijeenkomst ca. 21.00 uur in de Lions locatie.
Start vergadering 18.30, als eerste worden op deze bijeenkomsten de noodzakelijke en actuele huishoudelijke zaken behandeld te beginnen met de attendance.
Het staat de voorzitter vrij om aanpassingen te doen op de volgorde van de agenda.
Daarnaast wordt er, indien van toepassing, tijd ingeruimd voor lezingen door leden en of derden en andere activiteiten zoal bijvoorbeeld excursies of bedrijfsbezoeken.
Op de hieronder staande bijeenkomsten worden alle Lions leden strikt genomen geacht aanwezig te zijn. Van iedereen wordt verwacht slechts om zeer dringende reden afwezig te zijn.
Nieuwjaarsbijeenkomst (1e weekend van januari)
Charter Night bij jubileum ( eerstvolgend medio 2018)
Bestuurswisseling/ seizoensafsluiting (begin juli)
Get-together weekend/bijeenkomst ( eind oktober begin november)
afgesproken serviceactiviteiten waarvoor ieders inzet onontbeerlijk is
Periodiek terugkerende agenda punten:
Verjaardagen. De secretaris houdt bij wie er in de afgelopen periode jarig is geweest. Het lid wordt toegezongen en geeft volgens goed gebruik een rondje ( per vergadering maximaal twee jarigen toezingen).
Bij lezingen of sprekers wordt de vergadering ingekort om toch rond 19.30 uur te kunnen dineren of eventueel het programma omgewisseld.
Aanwezigheid bij Jumelages is zeer gewenst, maar niet verplicht.
Met de uitbater wordt telkens voor een periode van één jaar afgesproken. Voor het einde van het clubjaar wordt een beslissing genomen over de locatie waar het komende clubjaar de bijeenkomsten zullen plaatsvinden.
HOOFDSTUK 2 FUNCTIE-VERDELING VAN NIET BESTUURSLEDEN
De zittende president en de vicepresident, in overleg met het bestuur, selecteren in de maand april de volgende functionarissen voor het komende clubjaar: vicepresident, secretaris, penningmeester, tailtwister, Liontamer, clubcorrespondent(en), leden activiteitencommissie, leden programmacommissie, public relation officer, clubarchivaris, clubwebmaster/ict-officer, jumelageofficer, jeugdcontactenofficer, kascontrolecommissie, Ladies Night commissie en de leden van eventuele andere commissies.
Die benoemingen worden meegedeeld tijdens de bestuurswissel.
Volgens goed gebruik dienen de nieuwe benoemde functionarissen hun benoeming te aanvaarden.
HOOFDSTUK 3 CLUBBESTUUR
Het clubbestuur wordt gekozen zoals in de statuten bepaald.
Het bestuur vergadert minimaal 4x per jaar, verspreid over het jaar.
HOOFDSTUK 4 TAKEN
De taken van een aantal functionarissen luiden als volgt:
President:
Hij zorgt ervoor dat de club functioneert conform de erecode, doelstellingen, statuten en huishoudelijk reglement. Hij is de eerstverantwoordelijke dienaar van de club. Hij zit alle leden- en bestuursbijeenkomsten voor.
Past president:
Hij treedt op als president bij ontstentenis van de president. Hij kan als vicepresident de districts- en nationale conventies bezoeken.
Vice president
Zie Past President: Neemt taken past president over bij afwezigheid president en past president.
Secretaris:
Hij voert de correspondentie van de club in overleg met de president, maakt een verslag van de vergadering incl. besluitenlijst en verspreidt deze per email onder de leden. Hij houdt het archief bij en de attendancelijst. Maakt de membership en attendence reports en stuurt deze naar Lions Nederland en geeft deze door aan de penningmeester. Hij bezoekt, indien nodig, met de president de zonevergaderingen en houdt de clubadministratie in Lolas bij. ( Lions Online Leden- en Adressensysteem)
Penningmeester:
Hij beheert de financiën van de club, zorgt voor tijdige inning van de contributie en betaling van de contributienota, maakt een begroting welke aan het bestuur en de leden ter goedkeuring wordt voorgelegd en brengt in september financieel verslag uit aan het bestuur en de leden.
Tailtwister:
Hij is de oppepper van de club. Hij assisteert de president bij het realiseren van sfeer en stijl tijdens de bijeenkomsten. Hij zorgt voor enthousiasme en kameraadschap tijdens de bijeenkomsten. Hij roept overtreders tot de orde, bepaalt de strafmaat en kan boetes oplegge.De tailtwister zelf kan gecorrigeerd worden door de vergadering.
Liontamer:
Hij draagt zorg en is verantwoordelijk voor de eigendommen van de club. Hij zorgt voor het plaatsen van bel en hamer en vaantjes op elke bijeenkomst. Hij besteedt speciaal aandacht aan de gasten van begroeting tot uitgeleide.
Clubcorrespondent:
Hij verzorgt de publicaties in de media en verzendt een kopie aan de districtssecretaris, zone voorzitter en districtsredacteur van The Lion. Hij wekt de leden en met name de president en de voorzitters van de programma- en activiteitencommissie op om copy te leveren.
Programmacommissie:
Stelt het programma voor het komende clubjaar op. Legt dit voorstel ter goedkeuring aan het bestuur voor en zorgt voor de uitvoering van het programma. Na aanvaarding van het voorstel kunnen er alleen in uitzonderlijke gevallen nog wijzigingen plaats vinden
Bijstellingen in het programma en worden tijdig verwerkt en gecommuniceerd. De commissie stuurt ook andere leden aan die verantwoordelijk zijn voor een programma onderdeel. De voorzitter van de programmacommissie treedt bij specifieke gelegenheden op als ceremoniemeester. De commissie streeft naar een aantrekkelijk programma.
Afspraken:
Indien bij een bedrijfsbezoek geen bijdrage voor het eten wordt gevraagd, wordt door de penningmeester aan ieder lid een bedrag van €25 in rekening gebracht
ten behoeve van de goede doelen pot.
De verantwoordelijke van een programmaonderdeel doet het voorstel of partners voor een bijeenkomst zullen worden uitgenodigd.
Jumelage officer
Houdt zich bezig met het bedenken en de uitvoering van de jaarlijkse jumelage, neemt initiatieven daarvoor en organiseert deze, legt de voorstellen aangaande de activiteiten ter goedkeuring aan het bestuur en daarna de leden voor. Hier valt in ieder geval het overleg en de jaarlijkse jumelage met Lions club Leer onder.
Commissie jeugduitzending c.q. Youth Officer
De Youth Officer stimuleert een aanvraag, en assisteert in voorkomende gevallen
om jaarlijks één jongere uit een minder kansrijk milieu namens de club deel te laten nemen aan de internationale jeugduitwisseling Daarnaast staat het eigen leden vrij om hun eigen kinderen voor te dragen voor uitzending. In dit laatste geval zal de club deze kinderen niet sponsoren.
Activiteitencommissie:
Zij houdt zich bezig met het bedenken en de uitvoering van fonds wervende en immateriële activiteiten ten behoeve van derden. Zij neemt initiatieven voor projecten ten behoeve van de gemeenschap zonder daarvan altijd een uitsluitend Lionsactiviteit te maken. Zij legt haar voorstellen aangaande activiteiten en de bestemming van de gelden ter goedkeuring aan het bestuur en daarna de leden voor.
Afspraken:
De opbrengsten van de activiteiten zijn in principe bestemd voor doelen in de gemeente Noordenveld.
Voorafgaand aan een activiteit wordt het goede doel in een vergadering vastgesteld.
Met het ‘het goede doel” worden vooraf afspraken gemaakt over overhandiging bedrag en de besteding daarvan.
Membershipcommissie:
Bij het voordragen van nieuwe leden wordt gestreefd naar een evenwichtige leeftijdsopbouw van de club.
Procedure `aanmelding aspirant-leden' Lionsclub Roden Noordenveld
De aanmelding van een aspirant-lid, buiten diens medeweten, wordt door twee zittende leden ingediend bij de voorzitter van de Membership Cie. Aspirant leden wonen en/of werken in principe in de Gemeente Noordenveld.
De Membership Cie beoordeelt in eerste instantie de aanmelding.
Bij geen bezwaar van de Membership Cie zal deze de gegevens van de kandidaat, onder vermelding van strikt vertrouwelijk, zenden aan alle leden van de club.
Leden met eventuele op of aanmerkingen of bezwaren dienen binnen 10 dagen reageren naar de voorzitter van de Membership Cie.
Bij afwijzing van een aspirant-lid door meerdere leden van de club, wordt de toelatingsprocedure t.a.v. dit aspirant-lid stop gezet.
Bij afwijzing door slechts 1 lid van de club, zal de Membership Cie een gesprek met dit lid aangaan voor een nadere toelichting over de afwijzing. Na dit gesprek besluit de Membership Cie of het aspirant-lid wordt afgewezen of wordt toegelaten.
Na eerst de sponsor te hebben ingelicht, brengt de voorzitter van de Membership Cie in de eerstvolgende vergadering verslag uit van de stand van zaken.
Bij een positieve beoordeling neemt de Membership Cie na overleg met de sponsor, binnen 14 dagen telefonisch contact opnemen met het aspirant-lid. In dit gesprek wordt de vraag gesteld of hij er voor voelt lid te worden van de Lionsclub Roden Noordenveld. Bij een positief antwoord zal hem worden gevraagd of een tweetal leden van de Membership Cie binnen 14 dagen een kennismaking gesprek met hem kunnen hebben. Dit gesprek vindt bij voorkeur plaats bij de kandidaat thuis.
Indien naar aanleiding van het kennismakingsgesprek het aspirant-lid aangeeft geen belangstelling voor het lidmaatschap te hebben, stopt de procedure en doet de Member Cie verslag in de eerstvolgende vergadering.
Bij een positieve reactie heeft het aspirant-lid de mogelijkheid 2 clubavonden bij te wonen alvorens een definitief besluit te nemen lid te worden van de Lionsclub Roden- Noordenveld. De kosten hiervoor worden gedragen door de club. Tijdens de derde vergadering zal de vraag over definitief lid te worden van de club door de president worden voorgelegd aan de kandidaat, de kosten van deze derde avond zijn voor de kandidaat.
Heeft de kandidaat besloten lid te worden dan zal de inauguratie, in overleg met zijn sponsor, zo snel mogelijk plaats vinden.
HOOFDSTUK 5 INAUGURATIE NIEUW LID
Aan het nieuwe clublid zal de volgende lions HOOFDSTUKen worden verstrekt
1 .Het Lions certificaat
2. Het Lions speldje
3. Het Lionshandboek
4. Het smoelenboek en een blanco invulformulier cq digitaal
5. Het huishoudelijk reglement
6. Het programma overzicht
7. Een blanco invulformulier voor de persoonsgegevens Lolas
8. Een overzicht van alle commissies
HOOFDSTUK 6 CONTRIBUTIE
De contributie wordt per clubjaar, voorafgaand aan dat clubjaar, door het bestuur vastgesteld en meegedeeld aan de vergadering. In de contributie zijn begrepen: de afdrachten aan het district, het MD 110 en LCI Oak Brook, de clubkosten, en een basisbedrag voor de jaarlijkse activiteiten. Nieuwe leden betalen naar rato van het aantal maanden dat zij officieel lid zijn waarbij de maand waarin zij lid worden als volle maand telt. De jaarnota wordt in twee termijnen door de penningmeester aangeboden in het tweede deel zit ook de afrekening van deelname aan activiteiten en de ‘no shows”.
Volgens goed Lions gebruik zal de rekening zo snel mogelijk worden voldaan.
Correspondentie over de rekening alleen schriftelijk en ter attentie van het bestuur.
HOOFDSTUK 7 ATTENDANCE
A) ALGEMEEN
Elk lid heeft bij voorkeur een attendance van minimaal 60% in het clubjaar.
Als attendance geldt:
Het ter bijeenkomst aanwezig zijn
Ziekte, mits gemeld onder HOOFDSTUK 7
Bezoek aan een Charter Night, zonevergadering of andere Lionsclub in dezelfde maand
Verhindering wegens het bijwonen van een bijeenkomst uit hoofde van een specifieke functie zoals bijvoorbeeld vrijwilliger van de brandweer e.d.
Besluiten:
Attendance 75% gewenst. Minimum 60%.
Als een lid voor langere tijd niet aanwezig kan zijn, geeft hij dit door aan de voorzitter.
B) LAGE ATTENDANCE
Indien in het clubjaar door een lid geen 60 % attendance wordt bereikt zal hij daarop worden aangesproken door het Bestuur. Een bestuurslid zal een gesprek met het Lionslid aangaat over de reden van de lage attendance. Tevens zal het betreffende sponsorlid worden geïnformeerd, het sponsorlid kan er voor kiezen bij dat gesprek aanwezig te zijn. De bevindingen van het gesprek worden besproken in het bestuur.
Is er, rekening houdende met de opgegeven oorzaak van de lage attendance, geen verbetering te constateren, dan volgt een gesprek tussen de president en het betreffende lid. Op basis van dit gesprek, de betrokkenheid bij de club, de inzet en bijdrage van het lid op clubbijeenkomsten en overige clubactiviteiten, zal het bestuur na wijs beraad tot een voor de club en het lid bindende beslissing komen over al of niet continuering van het lidmaatschap. Op deze beslissing is geen beroep mogelijk. Het lid en daarna de overige clubleden worden door het bestuur over de beslissing geïnformeerd.
HOOFDSTUK 8 AFMELDING
A)VERGADERINGEN
Bericht van verhindering voor één of meerdere reguliere bijeenkomsten is alleen reglementair als voor 10.00 uur op de (eerste) dag van de bijeenkomst(en) is gedaan.
Afmelden kan alleen door een melding op lcrodennoordenveld@live.nl
Deze mailbox is alleen toegankelijk voor het hele bestuur.
Besluiten:
Voor afzeggen (no show) zonder kennisgeving wordt €5,- in de in de goede doelen pot gestort.
Tevens wordt er een bedrag betaald voor de kosten van diner of gebruik van “De Locatie”: Diner €25,- of gebruik van de locatie €5,-. Na afrekening met de uitbater komt het restant in de goede doelen pot.
B) ACTIVITEITEN
Bij een activiteit wordt er van uitgegaan, dat ieder lid aanwezig zal zijn.
Besluiten:
Een lid moet zich voor een activiteit aan- of afmelden bij degene die de activiteit organiseert.
Afhankelijk van de vraag afmelden met of zonder partner.
Wie zich niet afmeldt, betaalt alsnog de kosten van deelname.
HOOFDSTUK 9 CHARTERNIGHTS IN HET DISTRICT EN NATIONALE CONVENTIE
Voor het bijwonen daarvan worden desgewenst 2 leden met hun partner door de club afgevaardigd.
HOOFDSTUK 10 SOORTEN LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap van een Lionsclub kent verschillende categorieën leden
Voor de volledige tekst zie: lions.nl
Besluiten:
De LCRN is een mannenclub.
Indien een Lion zijn lidmaatschap opzegt kan hij tijdens een reguliere bijeenkomst persoonlijk afscheid nemen en/of een toelichting geven. Bij opzeggen tijdens het seizoen blijft de gehele contributie wel verschuldigd.
Oud-leden en/of hun partners worden uitgenodigd voor het 5-jaarlijkse charter-jubileum.
Op verzoek zijn uitnodigingen voor oud-leden of hun partners mogelijk bij activiteiten die zich daar voor lenen. Het bestuur neemt daarover een beslissing.
HOOFDSTUK 11 WIJZIGINGEN
Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement kunnen bij tenminste 2/3 van de stemmen worden vastgesteld door een, minimaal 14 dagen van tevoren, geconvoceerde vergadering, indien op die vergadering tenminste ¾ van de leden aanwezig is en mits er voor een besluit geen tijdsbepaling is vastgesteld.
Besluit:
Na iedere wijziging zal dit huishoudelijk reglement aan alle leden worden toegestuurd. Tussentijds is de laatste versie verkrijgbaar bij de secretaris.
In alle gevallen waarin deze clubregels niet voorzien beslist het bestuur. Bij staking van stemmen beslist de president.
BIJLAGE ACTIVITEITEN EN DRAAIBOEKEN
ACTIVITEITEN:
Dierentuindag Emmen voor Tsjernobyl-kinderen.
De Glühweinactie op de Kerstmarkt in Roden.
Eén doe-activiteit.
DRAAIBOEKEN (SAMENVATTING)
Bezoek Dierentuin Emmen en aansluitende barbecue voor Tsjernobyl kinderen.
De 2e of derde woensdag in juni gaan we naar de dierentuin in Emmen en aansluitend naar de BBQ met 15 tot 20 kinderen met 2 Wit-Russische begeleidsters en 2 of 3 personen van de stichting Oost-West-Contacten.
Er worden 5 tot 7 Lions gevraagd om te rijden. Meestal twee als reserve.
Er wordt om 09.00 uur vertrokken vanaf de OBS "Bomenburcht", Klimop 2, Roden.
Chauffeurs hoeven alleen voor zichzelf iets mee te nemen voor de lunch. Voor de kinderen en de begeleiders zal collectief gezorgd worden voor broodjes, fruit en een drankje.
De BBQ begint om 17.00 uur bij de receptie van park "Drentse Vennen", Amerika 10, te Een.
Partners en kinderen zijn van harte welkom! Wel minimaal 2 dagen tevoren opgeven.
Om 19.00 uur worden kinderen en begeleiders weer teruggebracht naar Roden.
Glühwein-actie.
Zie Jaarlijkse Draaiboek
Doe activiteit
Per clubjaar gekozen en georganiseerd, geen vast draaiboek.